Tugas Manajemen Proyek - Relokasi Lab KOI

BAB I

PENDEFINISIAN PROYEK

1.1       KONDISI EXISTING LABORATORIUM KOMPUTASI DAN OPTIMASI INDUSTRI

Laboratorium Komputasi dan Optimasi Industri atau KOI ini, lebih dikenal dengan sebutan labkom atau laboratorium Komputer merupakan salah satu laboratorium yang ada di jurusan Teknik Industri ITS. KOI lebih dikenal dengan sebutan Lab. Kom atau OSI. Hal ini disebabkan karena laboratorium ini sering berganti nama. Laboratorium KOI tercatat telah melakukan pergantian nama beberapa kali dari Lab. Komp, Lab. SSI (Simulasi Sistem Industri), Lab. OSI (Optimasi dan Sistem Informasi), Lab. Optimasi, Simulasi dan Data Mining, sampai yang terbaru sekarang adalah Laboratorium Komputasi dan Optimasi Industri.Laboratorium KOI ini didirikan dengan tujuan untuk :

•     Mendukung tercapainya tujuan jurusan Teknik Industri ITS dalam bidang pengoptimalisasi evaluasi kuantitatif sebagai alternatif keputusan diantaranya dengan melakukan simulasi.

•     Mendukung tercapainya tujuan jurusan Teknik Industri ITS dalam bidang Perancangan dan Sistem Informasi

Secara garis besar, kegiatan yang dilakukan Laboratorium KOI adalah kegiatan intern untuk mendukung kegiatan pendidikan Teknik Industri ITS. Kegiatan yang diselenggarakan dalam Laboratorium KOI ini sendiri dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu kegiatan rutin dan insidental. Aktivitas yang dilakukan secara rutin oleh Laboratorium KOI yaitu:

• Introduction to Computer


• Pembuatan Database Microsoft Acces 2003


• Pelatihan Simulasi menggunakan Arena 5.0 untuk Responsi mata kuliah Simulasi Sistem Industri


• Programming menggunakan Microsoft Visual Basic

Pelatihan manajemen proyek menggunakan Microsoft ProjectSedangkan kegiatan yang bersifat kondisional atau insidental yang ditangani oleh lab OSI dapatdibagi menjadi 3 bagian berdasarkan kepentingan :

• Pelatihan Data Mining


• Workshop Operations Research


• Pelatihan Sistem Dinamik

Selain itu untuk peningkatan kemampuan Information Technology baik mahasiswa Teknik Industri, non TI, perusahaan atau industri yaitu dengan mengadakan pelatihan program-program komputer,antara lain adalah : ARENA ; Web design ; MS Project ; 3d studio max ; Ms. Access ; dan Ms. Visual Basic.

Oleh karena itu  Laboratorium Komputasi dan Optimasi Industri merupakan salah satu laboratorium terpenting di jurusan Teknik Indusrti ITS. Dalam menjalankan fungsinya sebagai unit pendukung kegiatan pendidikan di Jurusan Teknik Industri maka terdapat beberapa penyelenggaraan praktikum dan responsi beberapa mata kuliah yang dilakukan di Laboratorium KOI Teknik Industri ITS.

Kondisi tersebut menjadikan  Lab KOI menjadi salah satu lab yang sering dikunjungi mahasiswa Teknik Industri ITS untuk mengikuti kegiatan praktikum dan responsi. Selain itu lab KOI juga sering dikunjungi mahasiswa untuk menggunakan fasilitas komputer yang ada di lab tersebut untuk mengerjakan tugas-tugas, browsing internet atau mencari software-software yang dibutuhkan untuk kepentingan tugas pada mata kuliah jurusan Teknik Industri.

Sementara itu saat ini lab OSI memiliki 30 komputer dengan spesifikasi : 14 pentium IV, 8 pentium III dan 8 pentium II. Didukung dengan server , storage sistem dan 5 buah HUB sebagai terminal. Dan dalam  penyelenggaraan kegiatannya, Lab. KOI didukung oleh 7 orang dosen, dan 14 asisten laboratorium.

1.2.2      EVALUASI KONDISI EXISTING

Pengunjung dan mahasiswa yang membutuhkan Lab KOI jumlahnya bertambah seiring bertambahnya waktu, maka jumlah perangkat komputer yang tidak imbang dengan jumlah rata-rata mahasiswa pengunjung Lab KOI

Selain itu seiring berjalannya waktu maka lokasi Lab KOI yang berada di lantai 3 menjadi problem bagi para penggunanya, yaitu mahasiswa Teknik Industri ITS. Lokasi yang terlalu jauh menjadikan letak KOI tidak strategis, apalagi mengingat lab ini seringkali dibutuhkan para mahasiswa yang membutuhkan fasilitas komputer atau kepentingan responsi, sehingga hal ini menyebabkan perlunya dilakukan relokasi Lab KOI serta perbaikan kondisi Lab KOI TI ITS.

1.3          TAHAP  PERSIAPAN PELAKSANAAN PROYEK

 

1.3.1      ANALISIS STAKEHOLDER

Stakeholder adalah seseorang, organisasi atau kelompok dengan kepentingan terhadap suatu sumberdaya tertentu. Stakeholder mencakup semua pihak yang terkait dalm pengelolaan terhadap sumberdaya, pengambilan keputusan dan pihak-pihak yang terkena imbas dari penggunaan sumberdaya. Project stakeholder adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, mereka memiliki berbagai kepentingan baik positif maupun negatif, yang dapat mempengaruhi keberhasilan dari proyek.

Analisis stakeholder adalah sebuah sistem pengumpulan informasi tentang kelompok atau individu yang terkena dampak dari pengambilan keputusan, mengkategorikan informasi, dan menjelaskan kemungkinan terjadinya konflik antara kelompok yang berkepentingan dan cakupan wilayahnya . Analisis stakeholder dilakukan dengan beberapa metode yakni identifikasi stakeholder, dan pengkategorian stakeholder dalam prioritas group tertentu, identifikasi konflik dan  alternative pencegahan dan resolusi konflik

Dalam pelaksanaan proyek ini tentunya akan terdapat pula pihak-pihak tertentu yang mempunyai kepentingan dengan kelangsungan proyek, sehingga perlu pula dilakukan identifikasi pihak terkait :

1.3.2      TARGET WAKTU DAN BATASAN DANA

Adanya kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh mahasiswa di Lab KOI menjadikan perlu adanya target waktu untuk menyelesaikan proyek sehingga kegiatan pembelajaran tidak tertunda terlalu lama. Selain itu perlu juga dilakukan pembatasan anggaran karena alokasi dana tentunya juga dibatasi. Sehingga diperlukan pendefinisian dari proyek beserta target untuk pelaksanaan proyek.

1.3.4      TIM MANAJEMEN PROYEK

Dalam menjalankan sebuah proyek tentunya dibutuhkan adanya tim untuk mengerjakan proyek dengan baik sehingga proyek tercapai sesuai tujuan. Pemilihan organisasi dilakukan dengan pendekatan bentuk Fungsional, sehingga di dalam tim proyek terdapat masing-masing tim yang mengurusi bidang fungsional sesuai keahlian mereka masing-masing. Dengan adanya ini diharapkan kondisi pelaksanaan proyek akan optimal karena kegiatan-kegiatan proyek akan dilaksanakan orang yang ahli di bidangnya, sehingga diharapkan proyek akan sukses.

Setelah ditentukan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan pada proyek, maka  pembagian tugas untuk masing-masing tim pada kegiatan-kegiatan yang dilakukan proyek akan tampak lebih detail dan terperinci.

BAB II

PERENCANAAN PROYEK

2.1          RENCANA KEGIATAN PROYEK

Sebelum pelaksanaan tentunya dirancang bagaimana pelaksanaan kegiatan-kegiatan di dalam Proyek. Proyek Relokasi dan Perbaikan Lab KOI TI ITS ini akan dibagi ke dalam 6 tahap besar; dan pada setiap tahap akan dibreakdown lagi menjadi kegiatan-kegiatan proyek yang harus dilakukan (menjadi wewenang) tim pelaksana proyek.

2.2          PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Penjadwalan dibutuhkan untuk membantu:

• Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.


• Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.


• Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.


• Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek

Proyek Relokasi dan Perbaikan Lab KOI TI ITS dijadwalkan dengan skema sebagai berikut dan diestimasikan selesai dalam waktu sekitas 74 hari.

-          Hari kerja yang berlaku adalah setiap hari (Senin s.d. Minggu)

-          Jam kerja yang berlaku:

untuk hari Senin s.d Kamis; Sabtu s.d Minggu      = 08.00 s.d 12.00 dan  13.00 s.d 17.00

untuk hari Jumat                                                              = 08.00 s.d 11.00 dan 13.00 s.d 17.00

 

Berdasarkan perhitungan software MS Projet didapat waktu total pengerjaan selama 73,83 hari yaitu dari tanggal 17 Mei 2009 s.d 31 Juli 2009.

Dan didapatkan skema Network Diagram sebagai berikut :

 

Komentar :