Tugas : Analisa Sistem QC Perusahaan .T.

Proses menjaga kualitas merupakan suatu hal yang secara berkesinambungan dan terus-menerus yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan. Dengan pengendalian kualitas yang baik maka output produksi dapat sesuai dengan efektivitas dan efisiensi yang telah diperhitungkan sebelumnya oleh manajemen perusahaan.

Evaluasi menjadi suatu hal yang harus selalu dilakuakn dalam proses menjaga kualitas perusahaan. Manajemen merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam mengatur segala sesuatu yang terjadi di dalam perusahaan, termasuk pengendalian kualitas pada proses produksi bahkan sampai proses dimana produk harus sampai di tangan konsumen. Dengan pengaturan organisasi yang baik di dalam suatu perusahaan maka secara tidak langsung hal ini akan berpengaruh pada sistem pengendalian kualitas produk pada perusahaan, terutama di dalam hal evaluasi pengendalian kualitas.

PERUSAHAAN TOYOTA

Toyota merupakan perusahaan mobil asal Jepang yang mendirikan salah satu cabangnya di Indonesia. Dengan kekuatan brand dan kepercayaan masyarakat pada kualitas mobil yang diproduksi Toyota tentunya bukanlah hal yang mudah bagi Toyota untuk menjaga kualitas produk sebagai upaya untuk mempertahankan kepuasan konsumennya. Maka dibutuhkan komitmen tinggi dari pihak manajemen untuk terus menjaga kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan Toyota.

Organisasi Perusahaan Toyota

Organisasi merupakan hal paling mendasar yang harus dibentuk pada saat perusahaan akan berdiri. Pengaturan organisasi bukanlah hal yang mudah karena keorganisasaian dalam suatu perusahaan akan mempengaruhi kelangsungan hidup suatu perusahaan.

Dapat dilihat bahwa proses manajemen merupakan proses yang mengatur, mengawasi dan mengevaluasi selama terjadinya proses produksi. Sedangkan kedudukan proses produksi sendiri sudah pasti merupakan hal yang paling menentukan dalam kegiaatan perusahaaan dalam menghasilkan output produk yang akan dihasilkan, apakah berkualitas atau tidak.

Bagi Toyota sistem suatu produksi amat sangat harus diperhatikan secara detail dan dicari bagaimana konsep yang tepat untuk dapat menghasilkan produk yang berkualitas atau tidak. Maka diterpakan lah konsep Just in Time dimana konsep ini sebenarnya merupakan strategi dari pihak manajemen untuk dapat mencapai performansi tinggi dari suatu produksi. Diharapkan dengan meminimalisasi “waste” pada produksi maka keseimbangan dalam produksi dapat dicapai sehingga didapatkan proses produksi berjalan lancar, dapat menghasilkan produk yang berkualitas namun tidak mengganggu kelangsungan proses peroduksi secara keseluruhan.

Maka dibentuk susunan organisasi yang mendukung untuk kelancaran produksi. Berikut ini penjelasan mengenai pembagian dari departemen dari struktur organisasi:

1  Departemen Personalia

Pada departemen ini, tidak terdapat pembagian pekerjaan. Departemen ini memiliki  aktivitas yang berhubungan dengan proses penunjang yaitu rekruitment, pelatihan, dan pengembangan. Beberapa pekerjaan  yang ditangani departemen ini, antara lain rekruitment untuk menangani penerimaan pegawai baru yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bagian ini berhubungan dengan semua departemen diluar departemen Personalia. Hubungan tersebut berupa permintaan dari masing-masing departemen yang terkait terhadap spesifikasi pegawai yang dibutuhkan. Departemen ini juga berhubungan dengan departemen lain dalam hal penilaian kinerja pegawai. Selain itu, departemen ini bertugas memberikan pelatihan untuk mengembangkan kemampuan pegawai melalui pelatihan-pelatihan ataupun seminar yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan akan kemampuan kepegawaian. Lalu bertugas untuk merencanakan pengembangan pegawai di masa yang akan datang.

2 Departemen Administrasi

Pada departemen administrasi pun juga belum terdapat pembagian pekerjaan berdasarkan jenis pekerjaannya. Bagian ini pun bertugas untuk mengurusi semua hal yang berkaitan dengan administrasi perusahaan, seperti surat-menyurat, surat perjanjian dan berbagai aktivitas administrasi lainnya.

3  Departemen Keuangan

Departemen ini terdiri dari 2 bagian yaitu account control dan budget control dimana bagian itu yang akan mengendalikan semua pengeluaran dalam perusahaan yang akan disesuaikan dengan pendapatan yang ada. Departemen keuangan bertugas untuk menentukan kebijakan keuangan perusahaan. Departemen ini menganalisa posisi keuangan aktual perusahaan dan merencanakan posisi keuangan di masa depan. Departemen ini juga merencanakan alokasi keuangan perusahaan pada departemen yang lain. Setelah departemen keungan mempunyai target laba pada periode tertentu maka departemen ini berhubungan dengan departemen PPIC dalam penentuan produksi barang tersebut. Departemen keuangan juga memberikan kebijakan pada departemen pemasaran terhadap jumlah produk yang terjual pada periode tertentu.

4  Departemen Resource & Development

Terdapat dua departemen yaitu departemen product development dan departemen technology development. Departemen product development bertugas untuk melakukan pengembangan terhadap suatu produk. Sebelum melakukan pengembangan, bagian ini mendapat rekomendasi dari marketing terhadap produk-produk apa yang disukai pasar dan dapat dijual dipasaran, serta improvement apa yang harus dilakukan. Setelah itu meminta persetujuan dari departemen keuangan untuk mendapatkan dana research. Sedangkan departemen technology research bekerjasama dengan departemen product development untuk merealisasikan pengembangan yang dibutuhkan. Disaat membutuhkan dan dirasa perlu mengganti teknologi lama dengan teknologi baru dalam proses produksinya.

5  Departemen PPIC

Departemen ini terdapat 3 bagian yaitu bagian produksi , bagian inventory, bagian shipping.  Produksi yang dilakukan oleh bagian produksi dengan target yang sudah disusun oleh staff PPC yang merupakan bagian dari bagian produksi. Pada bagian produksi ini, juga bertugas untuk maintenance terhadap mesin-mesin produksi dan maintenance terhadap peralatan jig dan tools. Tugas ini sangat penting terhadap produksi dimana ketika terdapat kerusakan mesin dapat segera dapat ditangani. Selain itu bagian produksi juga memiliki staff yang mengurusi bagian total purchase dan supplier development. Dimana dari departemen marketing yang telah menetapkan perencanaan kemudian dibuatkan MPS oleh staff PPC dan yang mengatur deadline dari komponen komponen yang dibeli dari supplier. Dengan adanya bagian ini diharapkan pelanggan dari perusahaan semakin bertambah  pelangganya dan keuntungan dari perusahaan bertambah. Bagian produksi pun juga memiliki staff yang bertugas untuk mengurusi receiving control dan product inspection, sehingga dalam pemilihan supplier dapat dipertimbangkan dan produk akhir harus dapat sesuai dengan yang diharapkan, inspeksi merupakan hal yang paling penting hal ini karena mutu dari produk nanti yang menentukan adalah bagian ini.

Bagian Inventory melakukan aktivitas penyimpanan dari hasil dari bagian produksi adalah berupa produk yang siap untuk dipasarkan oleh departemen pemasaran. Namun, sebelum itu diperlukan penanganan terhadap produk tersebut yaitu di departemen inventory yang siap menangani produk yang keluar dari departemen produksi. Departemen ini bergulat pada pergudangan dan penyimpanan produk. Sehingga tugasnya mengatur keluar masuknya barang di gudang. Departemen ini terdiri dari stock control dan material handling, dimana pengaturan dari stock yang berada pada gudang harus seefektif mungkin dan pengaturan masalah material handling. Hasil dari departemen produksi adalah berupa produk yang siap untuk dipasarkan oleh departemen pemasaran. Namun, sebelum itu diperlukan penanganan terhadap produk tersebut oleh staff yang mengurusi warehouse yang siap menangani produk yang keluar dari departemen produksi.

Lalu bagian shipping  yang bertugas untuk pengiriman produk yang telah jadi dan mengalami proses inspeksi sehingga siap dipasarkan kepada konsumen ataupun distributor. Staff bagian shipping ini pun mengurusi masalah packaging produk.  Depertemen Marketing (strategi pemasaran, public relation) Departemen pemasaran ini bertugas untuk menentukan strategi pemasaran dari suatu produk mulai dari penentuan pangsa pasar, strategi promosi dan sebagainya dan menetukan strategi penjualan dari sebuah produk dengan pertimbangan target produk yang harus terjual dari departemen keuangan.

 

Keistimewaan yang dimiliki dari sistem Produksi Just-in-Time Toyota adalah pada proses sesudah “pengambilan” sejumlah yang diperlukan saja dan pada proses sebelum “penggantian” sejumlah yang diambil. Dengan melakukan delapan prinsipnya sebagai berikut :

1. Menghasilkan produk sesuai jumlah dan jadwal waktunya : bertujuan untuk memproduksi finished goods yang sesuai dengan kebutuhan sesuai yang dikonsumsi dengan tepat waktu.


2. Memproduksi dalam unit-unit kecil : merupakan bagian dari flexibilitas produksi yang bertujuna memudahkan penyesuaian-penyesuaian dalam rencana produksi terutama menghadapi permintaan pasar, juga untuk menghindari perencanaan dan lead time yang kompleks.


3. Menghilangkan “waste” semaksimal mungkin : segala pemakaian input tidak boleh melebihi batas minimal yang diperlukan untuk mencapai target produksi


4. Terus-menerus memperlancar aliran produksi : tujuannya untuk menghilangkan proses yang “bottleneck” dan semua kondii yang tidak produktif yang menghalangi produksi


5. Menghasilkan produk berkualitas : diupayakan untuk mencapai “zero defect” dengan pengendalian total di proses secara keseluruhan


6. Menghargai sumber daya manusia : dengan memberi kesempatan pada operator untuk mengambil keputusan apakah aliran operasi dapat terus berjalan atau tidak apabila dijumpai problem dalam setiap stasiun produksi


7. Menghilangkan kondisi-kondisi tidak pasti : pembuatan dan pengendalian perencanaan dan penjadwalan secara teliti selalu dilakukan oleh pihak manajemen


8. Menjaga kesinambungan program : merupakan penjagaan komitmen secara jangka panjang yang dilakukan secara terus-menerus oleh semua pihak

Total Quality Management adalah sebuah pendekatan manajemen yang bertumpu pada total kualitas yang dilakukan secara komprehensive dan menyeluruh. Intinya terletak pada konsistensi dan pengurangan hal-hal yang tidak bermanfaat. Banyak perusahaan Amerika yang dulunya menganggap remeh konsep TQM yang awalnya diperkenalkan oleh Dr. Deming (seorang profesor statistika Amerika) ini kewalahan menghadapi kemajuan Jepang yang begitu cepat. TQM adalah satu dari sekian hal yang telah berhasil merevolusi perindustrian Jepang dan menjadikannya pemimpin. Itulah sebabnya kini semua CEO dari perusahaan manapun wajib menguasai konsep TQM

TQM akan bisa diterapkan untuk self-improvement karena para pelaku TQM di perusahaan-Toyota diharapkan merupakan tim manajemen dan semua tim lain yang berada di dalamnya terdiri dari personel-personel yang tangguh dan memahami konsep dan hakikat Sumber Daya Manusia yang berkualitas untuk mampu menjalankan proses produksi dengan baik sesuai tujuan perusahaan.

Toyota selalu mengevaluasi dari sistem pengendalian kualitas yang ada. Contohnya pada saat pembangunan New Toyota Spare Parts Center seluas 10 hektar. New Toyota Spare Parts Center menerima, menyimpan dan mendistribusikan lebih dari 100 ribu suku cadang Toyota dari beberapa supplier, baik lokal maupun internasional. Dengan menerapkan standar World Class Operation, pusat suku cadang baru ini akan memperkuat dan meningkatkan efisiensi pelayanan Toyota bagi konsumen dalam negeri melalui 193 cabang dan 166 bengkel yang tersebar di seluruh Indonesia, termasuk pasar ekspor di 30 negara.

Kehadiran New Toyota Spare Parts Center akan semakin memudahkan pelayanan kepada konsumen karena distribusi berbagai kebutuhan onderdil akan terlayani lebih cepat dan lebih akurat karena kesalahan yang terjadi menjadi lebih minimal. Konsep yang dibangun di New Toyota Spare Parts Center ini adalah hemat energi. Penggunaan konsumsi listrik yang rendah serta peralatan yang dipakai dengan energi listrik membuat tingkat polusi dapat ditekan. New Toyota Spare Parts Center tidak hanya dibangun dengan konstruksi modern dan tahan gempa dengan sirkulasi udara yang baik dan hemat energi. Spare Parts Center ini juga dilengkapi fasilitas penunjang yang mendukung produktivitas dan kesejahteraan karyawan, seperti tempat ibadah yang memadai, kendaraan battery, sarana olahraga berupa lapangan bola dan lapangan basket, koperasi, klinik, hingga apotek hidup.

Selain itu, New Toyota Spare Parts Center memiliki empat fokus utama dalam pengoperasiannya. Pertama adalah keselamatan (safety), yaitu pemisahan proses pengerjaan yang menggunakan mesin dan yang tidak. Ini bisa terlihat dari jalur yang disesuaikan masing-masing lokasi sehingga akan tercipta lingkungan kerja yang aman. Kedua adalah produktifitas (productivity), yaitu semua sistem pengerjaan telah menggunakan barcode. Ini dilakukan agar setiap suku cadang yang dipesan oleh pelanggan tidak salah. Ketiga adalah ergonomic (ergonomic), yaitu lingkungan kerja yang memiliki ruang gerak sangat luas sehingga menghindari pekerja mengalami kelelahan dalam menjalankan tugasnya. Terakhir yaitu quality. Semua suku cadang telah melalui proses kontrol kualitas yang ketat baik pada saat proses produksi di vendor hingga penerimaan di New Toyota Spare Parts Center.